Charte d'organisation

des sorties & activités

Voici la charte d’organisation des sorties du

PARIS BASTILLE CHAPTER.
Nous vous recommandons également vivement de consulter régulièrement la rubrique «
 SECURITE » pour vous familiariser ou relire les consignes à suivre lors de nos sorties en groupe.

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Il est souhaitable (et nécessaire) pour que le Chapter ait une activité régulière et attractive que chaque membre du Bureau ou pas, puisse proposer et organiser des sorties ou des activités susceptibles d'intéresser tout ou partie des membres du PBC.

 

Quelques règles simples doivent cependant être respectées pour qu’aucun malentendu ne vienne décourager les bonnes volontés et que les objectifs du Chapter – partager, en groupe, notre passion commune pour les balades en Harley – soient pleinement atteints.

1. Chaque sortie ou activité organisée dans le cadre du PBC est obligatoirement et impérativement proposée à l’ensemble des membres et membres associés du Chapter.

2. Chaque proposition de sortie doit être soumise au plus tôt au Bureau pour approbation du projet et des dates retenues, en particulier pour qu’elles n’entrent pas en conflit avec des évènements organisés par le HOG.

3. Après approbation du projet par le Bureau, l’Activities Officer centralise les informations (dates, prix, montant de l’acompte de réservation, caractéristiques générales de l’activité, etc.) que lui transmet(tent) le(s) organisateur(s) concernant la sortie ou l’activité en préparation. L’Activities Officer en assure la diffusion au sein du PBC ainsi que, éventuellement, auprès d’autres Chapters ou partenaires, et les transmet au Web Master qui les met en ligne sur le site du PBC.

 

4. Il appartient aux organisateurs d’effectuer l’ensemble des tâches (planification, réservations, budgétisation, etc.) lié à la sortie ou à l’activité proposée. L’Activities Officer et la Trésorière (et les autres membres du Bureau, en cas de besoin) leur apportent leur concours sans se substituer à eux.

 

5. Afin que les organisateurs ne soient pas mis en difficulté auprès des hôteliers, restaurateurs et autres prestataires, une date butoir d’inscription sera déterminée. L’inscription ne sera effective qu’après, selon les cas, paiement de la totalité du montant prévu (ex. sortie courte) ou versement d’un acompte (ex. sortie longue) qui doivent être adressés à la Trésorière. L’absence de paiement à cette date entraîne la nullité de l’inscription. La Trésorière assure l’encaissement du solde des sommes dues, lors de son versement, pour l’acompte, et au jour de la sortie pour le solde.

 

6. Le règlement des sommes importantes pourra être effectué en plusieurs versements préalables à la sortie, après accord du Président ou de la Trésorière.

 

7. Conformement aux règles généralement admises, si l’activité est annulée du fait du Chapter, le membre ayant dejà validé son inscription se verra restituer l’acompte ou les sommes déjà versées. Dans le cas où l’annulation serait le fait du membre, celui-ci perdra le montant de la somme versée. Toutefois, en fonction des délais de l’annulation, des frais effectivement engagés et des ajustements négociés avec les prestataires, il appartiendra au Bureau de décider du remboursement éventuel de tout ou partie des sommes versées.

 

8. L’Activities Officer assure la diffusion, auprès de l’ensemble des membres du PBC, des informations sur les évènements organisés par le HOG ou d’autres chapters, assure la liaison avec ces partenaires et organise la participation du PBC à ces manifestations.

Paris Bastille Chapter – c°/ ATS 60, rue des Tournelles - 75003 PARIS

 

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